Szanowni Państwo

25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”). Poniżej znajdziecie Państwo informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych przez firmę Orto Polska.

KTO BĘDZIE PRZETWARZAŁ PAŃSTWA DANE?

Administratorem Państwa danych w rozumieniu art. 4 punt 7 RODO jest:

Orto Polska Rafał Olszewski (dalej Orto Polska)

Towarowa 23, 43-100 TYCHY

NIP 6462472305
REGON 241554358

Kontakt mailowy: biuro@ortonline.pl;

Orto Polska nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, wszelkie zapytania w temacie ochrony/przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres Orto Polska (tradycyjnie lub elektronicznie) z dopiskiem „RODO”.

W JAKIM CELU PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

W zależności od celu przetwarzania danych osobowych Państwa dane będziemy przetwarzać w dedykowanym minimalnym zakresie oraz na podstawie przepisów ustaw szczegółowych (lex specialist) jak i RODO.

Niezależnie od powyższego mają Państwo:

1. Prawo poznania celu przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawnej przetwarzania. ORTO POLSKA przetwarza dane w poniżej wskazanych celach:

1. PROWADZENIE PORTALU Z OFERTAMI SPRZĘTU REHABILITACYJNEGO;
2. ZATRUDNIENIE W TYM PROCESY REKRUTACYJNE;
3. WSPÓŁPRACA Z KONTRAHENTAMI;
4. ZAPYTANIA DO ORTO POLSKA;
5. MARKETING I FUNKCJONALNOŚĆ SERWISU WWW;
6. NEWSLETTER;

2. Prawo żądania od Orto Polska dostępu do danych osobowych, które Państwa dotyczą, ich sprostowania, usunięcia (w niektórych przypadkach), ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (w niektórych przypadkach) i uzyskania ich kopii;
3. Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej cofnięciem jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Takie przypadki będą wyraźnie oznaczone jako przetwarzanie danych oparte na zgodzie podmiotu danych.
4. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy Orto Polska, np. dodatkowa korespondencja w sprawie zamówienia), mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych opartych na tej podstawie
5. Prawo do bycia nieprofilowanym w rozumieniu art. 22 ROOD. Orto Polska informuje,
   że w żadnym przypadku przetwarzania nie profiluje osób fizycznych.
6. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl);

A. PROWADZENIE PORTALU Z OFERTAMI SPRZĘTU REHABILITACYJNEGO (DALEJ PORTAL):

Orto Polska przetwarza dane osobowe Klientów niezbędne do nawiązania współpracy, jej kontynuowania, zmiany lub rozwiązania dotyczącego usług świadczonych drogą elektroniczną (Portal www.ortonline.pl) w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres miejsca zamieszkania i adres dostawy;
• adres do korespondencji;
• adresy e-mail;
• nr telefonu;
• adres IP;
• informacje o przeglądarce internetowej oraz urządzeniu na jakim jest przeglądany Portal;
• numer PESEL (w przypadku zamówień refundowanych w imieniu "Partnera Programu").
• informacji o możliwości ponownego skorzystania z dofinansowania na zamówienia refundowane;

Dane podaje się dobrowolnie, jednak są one niezbędne do korzystania z Portalu. Dane będą przetwarzane na czas wyrażonej zgody, utrzymania aktywnego konta na Portalu lub do 3 lat od momentu zamówienia.

WAŻNE: Orto Polska jako dostawca Portalu i nie finalizuje samego zamówienia. Zamówienie składne jest za pośrednictwem Portalu u jednego z Kontrahentów, który jest „Partnerem Portalu” (sklepy medyczne, u których Orto Polska uzyskało promocyjne ceny sprzętu), które w przypadku zamówienia stanowią odrębnego administratora danych w rozumieniu art. 4 punt 7 RODO.

Lista aktualnych "Partnerów Portalu" dostępna jest TUTAJ.

PODSTAWĄ PRAWNĄ DZIAŁANIA PORTALU JEST:

• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej ŚUDE): Orto Polska jest usługodawcą świadczącym usługi drogą elektroniczną zgodnie z art. 2 punkt 6 ŚUDE. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną dostępny jest w zakładce Polityka Prywatności;
• RODO: Orto Polska przetwarza dane zgodnie z:
  • 6 ust. 1 lit a w przypadku zamówień towaru na Portalu zamawianych w imieniu podmiotu danych;
  • 6 ust. 1 lit b w przypadku zamówień towaru na Portalu lub działań podjętych przez podmiot danych przed zamówieniem;
  • 6 ust. 1 lit c jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Orto Polska;
  • 6 ust. 1 lit f w przypadku prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Orto Polska, np. dodatkowa korespondencja w sprawie zamówienia;

ODBIORCY DANYCH:

Dane klienta Portalu/potencjalnego klienta są ujawniane jedynie Partnerom Portalu, upoważnionym pracownikom Orto Polska, zewnętrznym firmom obsługującym platformy on-line Orto Polska i operacje księgowe oraz w uzasadnionych przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Orto Polska czy wykonaniem umowy (np. firmy kurierskie).

B. ZATRUDNIENIE W TYM PROCESY REKRUTACYJNE:

W przypadku gdy zechcą Państwo aplikować do Orto Polska, Państwa dane będą wykorzystane w celu realizacji procesu rekrutacyjnego.

Trzy główne rodzaje danych, które gromadzimy na potrzeby rekrutacji to dane kontaktowe, dane dotyczące przebiegu kariery i wcześniejszego zatrudnienia oraz posiadanych uprawnień/umiejętności. Dane przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w szczególności art. 22(1). Dane podawane na potrzeby rekrutacji podaje się dobrowolnie, jednak są one niezbędne w celu weryfikacji kandydatów do pracy – ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości udziału w danym procesie rekrutacyjnym. Orto Polska nie wykorzystuje danych z procesów rekrutacyjnych do innych celów.

Dane będziemy przetwarzać do momentu decyzji o wyborze kandydata do pracy oraz do 6 miesięcy po jego wyborze.

Jeżeli chcą Państwo zezwolić nam na wykorzystywanie swojego CV na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w Orto Polska prosimy o zamieszczenie w swoim CV poniższej zgody:
„Na podstawie art. 6 ust.1 lit. a RODO wyrażam dobrowolną zgodę na wykorzystanie danych z przesłanego dokumentu CV na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w Orto Polska do czasu wycofania niniejszej zgody.”

Dostęp do Państwa danych mają jedynie upoważnieni pracownicy/współpracownicy Orto Polska,
w szczególności są to pracownicy zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego za sprawy personalne, zewnętrzne firmy obsługujące platformy on-line Orto Polska (np. portale z ogłoszeniami o pracę) oraz w uzasadnionych przypadkach zewnętrzne podmioty związane z obsługą prawną i informatyczną Orto Polska.

Jeżeli Państwa dane uzyskaliśmy od innego podmiotu/osoby lub ze źródeł ogólnodostępnych to w takim przypadku dodatkowo zostaną Państwo poinformowani o tym fakcie oraz o:

• zakresie uzyskanych danych,
• konkretnym źródle pochodzenia danych,
• Powyższa sytuacja może mieć miejsce na przykład gdy Państwa dane są nam przekazywane przez:
  1. Państwa znajomych/rodzinę,
  2. Aktualnie zatrudnionych pracowników.

Podstawą prawną tych działań najczęściej są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Orto Polska (art. 6 ust.1 lit. f RODO) lub Państwa zgoda.

C. KONTRAHENCI:

Dane kontrahenta/potencjalnego kontrahenta są przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt b RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Kontrahent/potencjalny kontrahent, lub do podjęcia działań, które są niezbędne przed jej zawarciem) lub art. 6 ust. 1 pkt c RODO w przypadku osób prawnych i ich przedstawicieli.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak  ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy i/lub prowadzenia rozmów handlowych.

Dane kontrahenta/potencjalnego kontrahenta są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Orto Polska, zewnętrznym firmom obsługującym platformy on-line Orto Polska i operacje księgowe oraz w uzasadnionych przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Orto Polska czy wykonaniem umowy (np. firmy spedycyjne).

Dane będą przechowywane na czas  trwania umowy oraz po jej zakończeniu na okres wynikający z obowiązujących przepisów, a w przypadku braku zawarcia umowy do 3 lat od zakończonych rozmów. 

Jeżeli Państwa dane uzyskaliśmy od innego podmiotu/osoby lub ze źródeł ogólnodostępnych to w takim przypadku dodatkowo zostaną Państwo poinformowani o tym fakcie oraz o:

1. zakresie uzyskanych danych;
2. konkretnym źródle pochodzenia danych;
3. Powyższa sytuacja może mieć miejsce na przykład gdy Państwa dane są przekazywane ORTO POLSKA  przez naszych klientów w szczególności jeżeli są Państwo:
   1. Poręczycielami,
   2. przedstawicielami prawnymi (pełnomocnikami),
   3. stroną w procesie reklamacji,
   4. członkami rodziny pracowników/ kontrahentów,
   5. są Państwo w bazach firmy zajmującej się tworzeniem takich baz.

Podstawą prawną tych działań najczęściej są prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Orto Polska (art. 6 ust.1 lit. f RODO) - mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na tej podstawie.

D. ZAPYTANIA DO ORTO POLSKA:

Dane z formularzy kontaktowych/kierowanej korespondencji (np. zapytania ofertowe) są przetwarzane jedynie w celu odpowiedzi na Państwa zapytanie/wniosek/pismo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią). Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania swoich danych opartych na tej podstawie.

Podanie danych jest dobrowolne, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem wymiany informacji z Orto Polska. Dane są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Orto Polska z działu do którego kierowane jest zapytanie oraz w odpowiednich przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną ORTO POLSKA czy wykonaniem danej umowy.

Przesłane zapytania będą przechowywane tak długo jak długo będzie trwać nasza korespondencja oraz do 6 lat po jej zakończeniu.

E. MARKETING I FUNKCJONALNOŚĆ PORTALU WWW:

Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia funkcjonalności Portalu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b i f RODO). Szczegóły znajdą Państwo w regulaminie danej usługi, np. w Polityce Prywatności. W przypadku usług bazujących na podstawie Państwa dobrowolnej zgody dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej cofnięcia. Dotyczy to w szczególności zapewnienia Państwu możliwości:

1. zarejestrowania się na Portalu,
2. zapisania się na nasz newsletter,
3. zapisania się na organizowane przez nas szkolenia,
4. korzystania z możliwości zakupu sprzętu u Partnerów.

Państwa dane osobowe przetwarzamy dla naszych celów marketingowych w szczególności do promowania naszej oferty lub przypomnienia o możliwości ponownego skorzystania z refundacji. Jeżeli wyrażą Państwo odrębną zgodę na otrzymywanie np. Newslettera Orto Polska (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO) będziemy wykorzystywać wskazany adres e-mail w celu informowania Państwa o naszych nowych produktach, wydarzeniach, promocjach.

Dane są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Orto Polska, zewnętrznym firmom obsługującym platformy on-line Orto Polska oraz w uzasadnionych przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Orto Polska.

F. NEWSLETTER:

Dane jakie Państwo podają, posłużą do Państwa weryfikacji (w szczególności poprawności danych i chęci przystąpienia do newslettera) oraz do otrzymywania informacji z życia Orto Polska, w tym informacji o produktach, nowościach, promocjach oraz świadczonych przez Orto Polska usługach.

Dane są ujawniane jedynie upoważnionym pracownikom Orto Polska, zewnętrznym firmom obsługującym platformy on-line Orto Polska i oraz w uzasadnionych przypadkach zewnętrznym podmiotom związanym z obsługą prawną i informatyczną Orto Polska.

Dane będziemy przetwarzać przez okres realizacji usługi Newslettera, aż do momentu gdy:

1. zgoda zostanie wycofana, co można uczynić klikając w odnośnik „rezygnuję” znajdujący się w dolnej części każdej wiadomości otrzymanej w ramach usługi Newsletter lub poprzez przesłanie informacji z żądaniem wycofania zgody na adres biuro@ortonline.pl w konsekwencji czego Newsletter zaprzestanie być wysyłany,
2. uzyskamy informację, że przechowywane dane są nieaktualne lub niedokładne,
3. Państwa wniosek do usługi Newsletter zostanie odrzucony przez administratora.

Informacja o rezygnacji wraz z danymi może być przechowywana przez okres kolejnych 3 lat dla celów dowodowych. Przez ten okres dane nie będą wykorzystywane do celów marketingowych, a po upływie tego okresu zostaną usunięte.